Chapitre 4 · Documentation
C’est ici que la mémoire se remplit. Tu racontes ton appel en trois phrases ; Makitso transcrit sur l’appareil, en tire les faits durables et les choses à faire, et va chercher le reste sur le web — toujours avec sa source, jamais sans ton accord.
La note après appel
Trente secondes après avoir raccroché, tu sais encore tout. Une heure plus tard, presque plus rien. Makitso te propose la note à ce moment-là, sans que tu aies à y penser.
À la fin d’un appel, l’écran de note apparaît : dicte, écris, ou ferme — rien n’est jamais imposé. Ce que tu enregistres part dans la fiche du contact, avec sa date.
Un interrupteur général, des règles par tag, et une exception possible fiche par fiche : toujours proposer la note pour tes clients, jamais pour la famille.
Réglages › Note après appel
Note après appel
Hélène Vasseur
Appel de 6 min 24, à l’instant
Dictée en cours
« Elle valide le devis, mais veut décaler le chantier à septembre. Son fils Tom entre au collège. Je dois lui renvoyer le planning avant vendredi. »
Infos détectées
Fils : Tom, entre au collège
Chantier décalé à septembre
Tâche : renvoyer le planning · vendredi
La note dictée : la transcription se fait sur l’appareil, et les faits proposés attendent ta coche.
Enrichissement
Atelier Nord · 12 sources lues
Menuiserie, 24 salariés, Villeurbanne
registre officiel · societe.com
Nouvel atelier ouvert en juin
presse locale · leprogres.fr
Recrute deux poseurs
annonce · site officiel
Un fait sans source vérifiable est écarté, jamais inventé.
La revue d’enrichissement : chaque fait porte sa source, et rien n’entre dans la fiche sans ta coche.
Dicter
La transcription tourne sur le téléphone, avec le moteur Whisper embarqué. Aucun extrait audio ne part sur le réseau, et ça marche en avion comme au fond d’un parking.
La première dictée télécharge le modèle de reconnaissance, avec son pourcentage — et reprend là où il s’était arrêté si le réseau coupe. Ensuite, tout est local.
Même si la transcription cale ou se trompe, le mémo vocal reste attaché à la note : tu peux le réécouter, et le relancer plus tard.
En moto, l’appel est annoncé dans le casque et la note se dicte dans l’intercom après avoir raccroché. En voiture, Android Auto propose la même chose sans quitter la route des yeux.
Voir le chapitre « Tes autres appareils »
Le micro fonctionne aussi dans la recherche : dicte un nom, les résultats défilent au fil de la voix.
Le mémo vocal a un vrai lecteur, dans l’éditeur de note comme dans l’historique de la fiche : durée totale, avance au doigt, vitesse 1×, 1,5× ou 2×. Réécouter trois minutes pour retrouver dix secondes, c’est fini.
La dictée fait au mieux dans l’instant, sur le téléphone. Si tu as un compte serveur, il repasse ensuite sur l’audio avec un modèle bien plus puissant.
Les enregistrements pèsent lourd et vieillissent mal. Un réglage de rétention les efface tout seuls au bout de 3, 6, 12 ou 24 mois — ou jamais, si tu préfères tout garder.
Réglages › Données et confidentialité
Ce qu’il en tire
Sous ta note, Makitso propose ce qu’il a compris : des faits durables à ajouter à « À retenir », et des tâches datées. Tu coches ce que tu gardes.
Sur une fiche riche de plusieurs années, « Distiller les notes » condense l’ancien en faits durables, validés un par un. Les notes d’origine restent intactes.
Menu ⋮ de la fiche
Une note épinglée reste en tête de la fiche et devient celle qui s’affiche à la sonnerie. Utile pour ce qu’il ne faut surtout pas oublier de dire.
Un appui long sur un fait permet de le modifier ou de le retirer. Une suppression est annulable pendant quelques secondes.
Pièces jointes
Une copie d’écran, une photo, un devis PDF, un lien, une autre fiche : ce que tu aurais collé dans un mail se range sur la note — et te suit partout.
L’image du presse-papiers en un geste, une photo de la galerie ou prise sur place, un fichier (devis, tableau, contrat), un lien web — et des objets de ton carnet : une autre fiche, une société, une tâche.
Éditeur de note › Joindre · Menu ⋮ d’une note
Sous chaque note du fil, un bandeau montre chaque pièce — vignette pour une image, icône et nom pour un fichier, puce pour un lien ou un objet. Un tap ouvre : aperçu flottant pour une image, application du système pour un fichier, la fiche visée pour un objet. Un appui long retire.
La note et la liste de ses pièces voyagent par la synchronisation ; les fichiers montent sur ton serveur — hors-ligne, ils attendent avec un petit nuage et partent seuls dès qu’il répond — et ne descendent sur un autre appareil qu’au premier tap. Une pièce jointe sur le PC se retrouve sur le téléphone, et inversement.
Dans le dossier, le champ « Une note sur l’entreprise… » a son trombone, et les pièces s’affichent sous chaque note du fil, celles des interlocuteurs comprises.
Document → faits
Tu sors d’un rendez-vous chez Laboratoire Gilbert, on t’a laissé la présentation en PDF. Partage-la vers Makitso : ton serveur la lit page par page et en tire ce qui compte pour tes fiches — rien ne s’écrit sans toi.
La feuille de partage d’Android (« Partager vers Makitso » depuis Gmail, WhatsApp, Drive…), le menu ⋮ d’une fiche (« Analyser un document… »), le bouton du dossier société — ou Réunions › Documents analysés, qui liste tout ce que tu as fait lire. Sur l’ordinateur, glisse le fichier sur la page Documents.
Formats lus : PDF, Word, PowerPoint, Excel, OpenDocument, RTF, texte, CSV, HTML, ePub — et une photo de brochure, dont le texte est lu par le modèle de vision. Jusqu’à 60 Mo.
Une synthèse — titre, date que porte le document, société émettrice, résumé en quelques phrases — et des faits « à retenir », société et personnes, qui arrivent dans la même Revue que ceux d’une réunion : tu coches, tu choisis la fiche, et chaque fait porte sa page et son extrait comme preuve.
La page « Vos contacts » du document ressort à part : une ligne par personne, avec « Créer la fiche » — ou « Déjà là ».
Les slogans et superlatifs (« leader », « n°1 »), les généralités sur un marché, ce qui parle de toi plutôt que de la société — le modèle a consigne de les ignorer. Une plaquette de 2023 véhicule des faits de 2023 : la date du document est extraite et affichée.
Le texte extrait n’est jamais stocké. Le fichier, lui, ne reste sur ton serveur que si tu le demandes : « Conserver le document » le range comme pièce jointe d’une note « Document reçu » sur la fiche. Sinon il est effacé dès que tu l’écartes, et au plus tard sept jours après l’analyse.
Une analyse compte comme un enrichissement dans ton quota mensuel. Une notification te prévient quand la synthèse est prête, même app fermée.
Document → faits
Présentation gamme 2026.pdf
24 pages · Laboratoire Gilbert
Synthèse
Gamme dermo-cosmétique 2026
Laboratoire Gilbert · daté juin 2026
Trois sites de production en Normandie, 120 salariés, une nouvelle gamme solaire distribuée en pharmacie dès septembre.
À retenir
3 sites de production en Normandie · p. 4
Marie Durand : directrice R&D · p. 22
Certification ISO 22716 en 2024 · p. 9
La synthèse, puis les faits à cocher — chacun avec sa page. Le fichier ne reste que si tu le conserves.
Enrichissement
Makitso lit des pages publiques, les fait analyser par une IA — la tienne, ou celle de ton serveur — et te propose une revue. Ni Google ni OpenAI ne voient tes fiches.
Sur une fiche : rôle, parcours, actualités, angle d’approche. Sur une société : registre, secteur, taille, siège, actualités et annonces légales — et jamais les sources personnelles d’un interlocuteur.
Ce qui est trouvé sur l’entreprise s’enregistre sur l’entreprise, pas sur la fiche d’une personne.
La revue affiche, pour chaque proposition, la page d’où elle vient. L’icône lien l’ouvre. Un fait qu’aucune source ne porte est écarté plutôt qu’inventé.
Sans compte serveur, l’analyse se fait sur le téléphone avec l’IA embarquée. Avec un compte, elle passe par ton serveur, qui a de meilleures plumes et va plus vite — et retombe sur le téléphone s’il n’est pas joignable.
L’enrichissement consomme des ressources, il est donc compté : 20 par mois sur l’offre Essentiel, 100 sur l’offre Pro. Une limite atteinte ne retire jamais rien — elle attend le mois suivant.
Réglages › Mon compte
La veille
Marque une personne ou une entreprise comme suivie : ton serveur surveille les sources publiques et te prévient quand quelque chose tombe — une levée de fonds, un déménagement, une nomination.
Tu reçois une notification poussée, avec le fait et sa source. Pas de fil d’actualité à consulter : la veille sert à t’interrompre au bon moment, pas à te donner une nouvelle chose à lire.
La veille ne surveille que ce que tu lui as désigné, et seulement des sources publiques. Elle n’écrit jamais dans une fiche sans validation.
20 entités suivies sur l’offre Essentiel, 100 sur l’offre Pro. Au-delà, les entités supplémentaires passent en cadence hebdomadaire au lieu d’être abandonnées.
Chercher
Nom, société, numéro, notes, transcriptions de messages vocaux et SMS : tout est fouillé, dès trois caractères. Les fiches archivées et sans nom ressortent aussi — une recherche ne cache rien.
Demande « qui rénove une maison ? », « qui n’a pas répondu ce mois-ci ? » : l’IA cherche dans tes propres données et répond en citant les fiches. Elle n’invente jamais un contact qui n’existe pas.
Épingle une recherche — opérateurs compris — et elle reste en tête de l’écran, comme une liste dynamique qui se met à jour toute seule.
Sous les recherches récentes, le fil de tes dernières notes, toutes fiches confondues : relire ce que tu as écrit ces jours-ci n’oblige plus à rouvrir chaque fiche.
Écrire pour toi
Des modèles de SMS et d’e-mail avec des variables — prénom, nom, société — envoyés depuis le bouton Message d’une fiche. Pour l’e-mail, la première ligne devient l’objet.
Réglages › Appels › Gabarits
Dis l’intention — « décale le rendez-vous à jeudi » — et l’IA embarquée rédige. Tu relis, tu corriges, tu envoies. Cent pour cent local : rien de ce que tu écris ne sort du téléphone.
Choisis la langue de communication d’un contact et tout ce que l’application rédige pour lui part dans SA langue : gabarits, SMS automatiques, vœu d’anniversaire, brouillons.
Règle le canal préféré d’une fiche et le bouton Message ouvre WhatsApp avec le texte prêt, au lieu des SMS. L’éditeur de note sait aussi envoyer un récapitulatif de l’appel par SMS.
SMS dans la fiche
Cette fonction est désactivée d’origine, et elle demande une permission sensible. Elle s’active en connaissance de cause.
Une fois activée, la fiche — et l’écran d’appel — affichent les derniers SMS échangés avec la personne. La lecture est locale et en direct : rien n’est stocké, rien ne part en synchronisation.
Réglages › Appels › SMS dans la fiche
Les promesses et demandes des derniers messages — « envoie-moi le devis avant vendredi » — deviennent des tâches datées en un geste. L’analyse est entièrement locale.
Quand un contact te répond sur WhatsApp ou Signal, tes relances en attente se soldent toutes seules. Makitso ne capte que le nom et la date, via les notifications — jamais le contenu du message.
Un toucher sur un SMS ouvre la conversation dans Messages ; un toucher sur « Dernière réponse WhatsApp » ouvre la discussion dans l’application d’origine — et le retour te ramène exactement où tu étais.
Et ensuite