Chapitre 5 · Documentation
Pose l’appareil au milieu de la table et appuie sur enregistrer. Quelques minutes après la fin, tu as le compte rendu, les décisions, les engagements — et la phrase exacte qui justifie chacun.
Enregistrer
L’enregistrement se lance depuis l’icône Réunions de l’accueil, sur le téléphone, la tablette, le PC ou Linux. Aucun robot ne rejoint ta visio : c’est l’appareil posé sur la table qui écoute.
Écran vers le haut, au milieu de la table. Un enregistrement où le micro est couvert — dans une poche, sur un lit, appareil retourné — reste transcriptible, mais devient inexploitable pour séparer les voix.
Makitso te prévient dès les premières secondes si le micro est étouffé : mieux vaut le savoir à la dixième seconde qu’après une heure de réunion.
Avant ou pendant, indique qui est là — en piochant dans ton carnet. Ce n’est pas une formalité : c’est ce qui permettra, plus tard, de nommer une voix en choisissant entre trois personnes plutôt que dans tout le carnet.
Une réunion peut être enregistrée en note de société. Si la société manque, le bouton la demande — en proposant d’emblée celle d’un participant déjà connu du carnet.
À la fin, l’audio part vers ton serveur, qui transcrit et rédige. Le compte rendu s’enregistre en note dans le dossier de la société, et reste consultable sur tous tes appareils.
Réunion en cours
Point projet · Atelier Nord · 32 min
Micro dégagé — bonne captation
Présents déclarés
Hélène Vasseur
Marc Delaunay
Ajouter un participant
L’enregistrement : Makitso vérifie tout de suite que le micro n’est pas étouffé.
Compte rendu
Point projet · 5 août · 47 min
Décisions
Chantier décalé à septembre
Budget revu à 18 400 €
Engagements
Envoyer le planning · Marc
« Je te renvoie le planning avant vendredi. »
Resté en suspens
Qui pose les menuiseries de l’étage ?
Le compte rendu : décisions, engagements et points en suspens, séparés — pas un mur de transcription.
Les voix
Hélène Vasseur
Marc Delaunay
Voix 3 — à nommer
Faits à retenir
Hélène : fils Tom entre au collège
« mon fils rentre en sixième »
Atelier Nord recrute deux poseurs
« on cherche deux poseurs »
Les voix se nomment une fois, puis se reconnaissent. Chaque fait porte la phrase qui l’a produit.
Le compte rendu
Trois heures de réunion, une page à lire. La transcription complète reste disponible, mais ce n’est pas elle qu’on ouvre en premier.
Le résumé, les décisions prises, les engagements pris, et les points restés en suspens. Chacun dans sa section — un mur de texte n’est pas un compte rendu.
S’y ajoutent les faits à retenir sur les personnes et sur l’entreprise rencontrée.
Un fait ou un engagement porte l’extrait exact qui l’a produit. Tu peux vérifier au lieu de croire — et retrouver le passage dans la transcription.
Découpée par voix, chacune de sa couleur, avec le temps de parole de chacun. La recherche de l’application la fouille comme le reste.
Le compte rendu s’enregistre en note dans le dossier de la société, et remonte donc dans la ligne de temps de tous ses interlocuteurs.
Qui parle
Un bouton fait entendre une douzaine de secondes prises sur les tours de parole les plus longs de cette voix — et l’extrait ne contient qu’une seule personne.
Sans lui, on nomme au jugé : et un nom posé au hasard fait retenir la mauvaise empreinte pour les réunions suivantes.
Tape un nom : l’application propose d’abord les présents que tu as déclarés, puis les fiches du carnet qui correspondent — nom ou société, accents ignorés — et enfin le nom tel quel si aucune fiche ne convient.
Rattacher à une fiche plutôt qu’à un nom libre n’est pas cosmétique : c’est ce qui relie ce qui s’est dit à quelqu’un de ton carnet.
Une fois nommée, la voix est mémorisée : la prochaine réunion enregistrée depuis cet appareil la reconnaîtra toute seule.
Un nom proposé par la machine est signalé comme tel. Un toucher le retire. Makitso ne fait jamais passer une supposition pour un fait.
Une empreinte vocale est une donnée sensible : elle ne doit pas être gardée en douce. Un écran liste ce que ton serveur a retenu, empreinte par empreinte.
Réglages › Données et confidentialité › Empreintes vocales
Les engagements
Un geste transforme un engagement du compte rendu en tâche datée, rattachée à la bonne fiche — avec la phrase d’origine en pièce jointe.
L’IA n’attribue un engagement que si la personne est nommée à voix haute. Sinon, elle écrit « ? » et attend. Coller la promesse de l’un sur le dos de l’autre coûte plus cher que de poser la question.
Dès que tu donnes un nom à une voix, les engagements de la réunion qui lui reviennent prennent son nom sur-le-champ.
La tâche vit ensuite comme n’importe quelle tâche Makitso : elle sonne à l’heure dite, remonte à la sonnerie quand la personne appelle, et se coche depuis le widget.
Les faits vers les fiches
Le compte rendu relevait déjà ce qu’il faut retenir sur les personnes ; encore fallait-il le recopier à la main. Un bouton ouvre désormais une revue.
Chaque fait est proposé avec la phrase exacte qui l’a produit. Tu coches ce que tu gardes, et ça part dans la fiche de la bonne personne, ou dans le dossier de la société.
Comme pour l’enrichissement, rien ne s’écrit sans ta validation.
Quand c’est sûr — la personne était déclarée présente et rattachée à une fiche, ou son nom ne correspond qu’à un seul contact — la cible est déjà remplie, il n’y a qu’à valider.
Deux homonymes, ou quelqu’un que la transcription n’a pas nommé ? La ligne attend que tu choisisses.
« Réunion “Point projet” du 5 août » suit le fait jusque dans la fiche. Dans six mois, tu sauras si tu l’as noté toi-même ou s’il sort d’une réunion — et de laquelle.
Un fait déjà écrit s’affiche coché, avec la fiche où il est parti. Appuyer sur la coche le retire de cette fiche et le repropose. Rouvrir la revue plus tard ne te fera jamais réécrire deux fois la même chose.
Les langues
Imposer une langue au moteur ne dégrade pas la transcription : elle la rend inutilisable. La langue est donc détectée, et affichée à côté de la réunion quand elle diffère de la tienne.
La transcription reste dans la langue parlée ; le résumé, les décisions et les engagements s’écrivent dans la tienne — celle de l’application, ou du système à défaut.
Une citation traduite n’est plus une preuve. Les extraits qui justifient un fait gardent les mots réellement prononcés.
Comme le reste de l’application : français, anglais, espagnol, allemand, italien, portugais.
Où ça tourne
Transcrire une heure de réunion et en tirer un compte rendu dépasse ce qu’un téléphone peut faire en un temps raisonnable. Cette fonction demande donc un compte de synchronisation : la transcription et la synthèse s’y font, et rien ne part ailleurs.
L’enregistrement fonctionne depuis le téléphone, la tablette, l’application Windows et l’application Linux. Le compte rendu se retrouve ensuite sur tous.
Les Réunions sont une fonction à part, avec quinze jours d’essai gratuit à partir de son activation.
Incluses dans l’offre Pro (40 € par an, 100 h de transcription par mois), ou en option sur l’offre Essentiel pour 20 € de plus par an.
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